Czego nie wiesz, nie mając monitoringu GPS?

Zarządzając flotą pojazdów, musisz mieć pod kontrolą wiele aspektów jej funkcjonowania: trasy, koszty eksploatacji, paliwo… można wymieniać długo. Czy da się nad tym zapanować bez korzystania z systemu monitorowania pojazdów? Na to pytanie znajdziesz odpowiedź w tym artykule.

Często w odpowiedzi na ofertę monitoringu pojawiają się argumenty: „przecież pojazdy palą tyle ile palą; dojeżdżają, gdzie mają dojechać, a robota musi zostać zrobiona”. Słyszymy także: „wszelkie aspekty związane z eksploatacją pojazdów mam pod kontrolą i można je załatwić bez jakiegoś skomplikowanego systemu… Dodatkowo, chronię paliwo przez kłódkę na korku paliwa, sitko we wlewie i codziennie plombowanie zbiornika przez zaufanego pracownika”.

Niejednokrotnie usługi monitoringu GPS najczęściej kojarzą się ze zbędnym wydatkiem. Jednak nic bardziej mylnego; przyjrzyjmy się temu, jak wiele tak naprawdę tracimy nie decydując się na skorzystanie z monitoringu GPS.

1. Nie masz pojęcia, co dzieje się z paliwem w Twoich pojazdach

Prowadzisz ewidencję paliwa według faktur tankowań pojazdów, stacja na terenie firmy jest pod czujnym okiem kamer i wszystko wydaje się być rzetelne. Niestety, tak naprawdę nie wiesz co dzieje się z Twoim paliwem,  bo nie masz jak tego zweryfikować.

Mając wszystko jedynie „na papierze”, nie masz możliwości sprawdzenia, jak wykorzystywane jest paliwo w Twoim przedsiębiorstwie. Nie dowiesz się:

• Czy paliwo jest na porządku dziennym kradzione – bezpośrednio z pojazdów lub podczas tankowań do „baniaka”;
• Czy spalanie pojazdów jest zgodne z wykonywaną pracą i wszystkimi zmiennymi jakie występowały (o różnicach między normą a rzeczywistym spalaniem przeczytasz w poprzednim artykule);
• Czy pojazdy nie pracowały zbyt długo na biegu jałowym;
• Czy tankowania są zgodne z informacjami na fakturach (szczególnie podczas tankowań na zewnętrznych stacjach);
• Kto i kiedy pobrał paliwo ze stacji, do jakiego pojazdu;
• Czy kierowcy eksploatują pojazdy we właściwy sposób (np. stosując eco-driving);
• Jaki operator pracował w pojeździe w danym czasie.

Paliwo należy do jednego z największych kosztów zarządzania flotą pojazdów lub maszyn. Często ogromna część budżetu jest „przepalana” poprzez utratę paliwa na różnych etapach jego użycia. Jeśli nie wiemy dokładnie, co dzieje się z paliwem – od momentu tankowania aż do jego zużycia – nie jesteśmy w stanie skutecznie ograniczyć strat ani realnie kontrolować spalania.

2. Nie masz skutecznej kontroli nad wydawaniem paliwa z własnej stacji paliw

W przypadku zakładowej stacji paliw niejednokrotnie trudno jest zapanować nad wydawaniem paliwa w zorganizowany sposób. Wielokrotnie spotykamy stacje paliw wyposażone jedynie w licznik paliwa.

Operatorzy i kierowcy tankują pojazdy do pełna bez żadnej kontroli. Pojazdy tankowane są przez „zaufaną” osobę. Czasami mamy tylko „papierową informacje”, na temat tego kto zatankował i ile, bez możliwości dalszej analizy. To wszystko tworzy jedynie złudzenie, że paliwo jest pod kontrolą.

Decydując się na opomiarowanie stacji przez firmę monitorującą pojazdy, odzyskujemy pełną kontrolę. Stacja może zostać wykonana w wersji samoobsługowej, a odblokowanie pompy i wydanie paliwa staje się możliwe wyłącznie przy przyłożeniu autoryzowanych kluczy RFID, przypisanych do odpowiednich kierowców i pojazdów.

Bez takiego opomiarowania, nie wiemy kto pobrał paliwo ani do jakiego pojazdu. Nie zweryfikujemy także, jaka ilość została wydana i czy całość faktycznie trafiła do zbiornika paliwa.

3. Nie wiesz, ile w rzeczywistości powinna kosztować  eksploatacja pojazdów

Na pierwszy rzut oka, sprawa jest dość prosta: kierowca jedzie z punktu A do punktu B, operator wykonuje konkretne zadanie lub maszyna obsługuje dane pole. Jednak bez pełnego monitoringu GPS widzimy jedynie początek i koniec prac. To, co działo się w trakcie jest zdecydowanie poza kontrolą, bez możliwości analizy. Niestety, to właśnie wtedy generowane są  największe straty.

Brak bieżącej kontroli nad rzeczywistą pracą pojazdu

Nie mając zamontowanego systemu monitorowania, nie wiesz:

• Co dzieje się na bieżąco z pojazdem;
• Czy rzeczywiście kierowca jechał optymalną trasą;
• Czy i w jakim czasie wykonał zadanie operator;
• Kiedy pojawiły się nieuzasadnione postoje lub przerwy;
• Czy kierowca przyspieszał i hamował agresywnie, przepalając przy tym paliwo;
• Czy pojazd jest pozostawiany na długich postojach z włączonym silnikiem;
• Czy zużycie paliwa było właściwe do wykonanej pracy i przewożonego ładunku.

Pozornie mogą to być niewielkie różnice. Ale pomnożone przez kilkanaście lub kilkadziesiąt pojazdów (a często tysiące kilometrów lub motogodzin) kumulują się w poważne wydatki. Wszystkie powyższe sytuacje mogą oznaczać nie tylko utratę paliwa, ale też dodatkowe koszty związane ze zużyciem pojazdu czy koniecznością częstszego serwisowania.

Dlatego decydując się na monitoring GPS jesteś w stanie łatwo przeanalizować m. in. trasę pojazdów, zużycie paliwa czy czas. Dzięki temu wyeliminujesz ryzyko kradzieży paliwa, nieefektywne przejazdy, a co za tym idzie – oszczędzisz zarówno czas, jak i pieniądze.

4. Nie dowiesz się o kradzieży lub nie zareagujesz na nią dostatecznie szybko

Kradzieże paliwa nadal stanowią znaczący problem dla firm transportowych, budowlanych oraz rolniczych w Europie. Kradzieże dzielimy na dwie główne grupy: zewnętrzne i wewnętrzne. W przypadku tych drugich sprawca jest pracownikiem naszej własnej firmy. I to właśnie te kradzieże są zdecydowanie groźniejsze i trudniejsze do wykrycia.

Taka kradzież może zostać przeprowadzona w bardzo krótkim czasie – jednorazowo lub cyklicznie. Zanim w ogóle zorientujesz się, że zostałeś okradziony (lub jesteś regularnie okradany), może być zdecydowanie za późno.

W takim razie jak przeciwdziałać kradzieżom, jeśli zabezpieczenie fabryczne producenta  pojazdu daje jedynie złudzenie bezpieczeństwa?

Bez skutecznego systemu monitorowania, nie uzyskasz natychmiastowego powiadomienia o nieautoryzowanym otwarciu wlewu zbiornika lub ubytku paliwa. Nie uruchomisz także zdalnego alarmu zainstalowanego w pojeździe, by spłoszyć złodzieja. Nie uzyskasz informacji o tym, kiedy i gdzie dokładnie została dokonana kradzież. Nie zestawisz tych informacji z dokładną lokalizacją pojazdu ani nie uzyskasz żadnych dowodów w tej sprawie. Stajesz się całkowicie podatny na kradzież, a co za tym idzie – nieprzewidziane koszty.

Jak skutecznie zapobiegać kradzieży paliwa?

Rozwiązaniem jest wyłącznie system monitorowania z sondą pomiaru paliwa i elektronicznym zabezpieczenie wlewu paliwa.

Wykorzystując sondę w połączeniu z elektronicznym zabezpieczeniem wlewu, jesteśmy w stanie otrzymać alarm w momencie kradzieży, sprawdzić dokładnie kiedy i gdzie nastąpiła kradzież, a nawet uruchomić zewnętrzny alarm. Natomiast dane pobrane z sondy wskażą, ile dokładnie litrów zostało pobrane ze zbiornika.

Warto zauważyć, że decydując się na homologowane sondy pomiaru paliwa zyskujemy nie tylko dokładny pomiar, ale również możliwość wykorzystania tych informacji podczas rozprawy sądowej, gdy udaremnimy kradzież paliwa w jednym z naszych pojazdów.

5. Nie przeanalizujesz pracy kierowców i eksploatacji pojazdów

Brak monitoringu GPS z identyfikacją kierowcy powoduje, że flota funkcjonuje w praktyce jako zbiór anonimowych pojazdów. Firma posiada harmonogramy i karty drogowe, ale nie ma możliwości jednoznacznego przypisania zdarzeń do konkretnej osoby ani zweryfikowania przebiegu pracy na podstawie faktycznych informacji o pracy pojazdu. W efekcie zarządzanie opiera się na deklaracjach, a nie na rzeczywistych danych.

Moduł logowania kierowców zestawiony z systemem monitorowania GPS pozwala nie tylko przypisać każdą jazdę do konkretnej osoby, ale także zestawić do kierowcy wszystkie parametry eksploatacyjne pojazdu. Bez takiego rozwiązania nie masz pewności:

• Kto i gdzie w danym czasie prowadził pojazd;
• Jaki był dokładny czas pracy kierowcy, w zestawieniu z obszerną analizą jazdy i zużycia paliwa;
• Czy kierowca odbywał nieautoryzowaną jazdę lub postój;
• Czy kierowca faktycznie jechał wskazaną trasą.

W praktyce ustalenie czegokolwiek bez monitoringu pojazdu staje się czasochłonne i lub zwyczajnie niemożliwe z uwagi na upływ czasu. Bez monitoringu po prostu nie jesteś w stanie poprzeć swoich racji rzeczywistymi danymi.

6. Nie przeprowadzisz analizy eksploatacji pojazdów w zestawieniu okresowym

Przykładowo: jak miałbyś porównać dane ze stycznia z danymi z grudnia, skoro jedyne co wiesz, to ilość zatankowanego paliwa?

• Nie porównasz czasu pracy i wykorzystania maszyn w danym miesiącu;
• Nie porównasz pracy pod obciążeniem z pracą na wolnych obrotach, średnim spalaniem, czasem pracy czy przebytą drogą;
• Nie masz pojęcia czy kierowca „A” ma niższe zużycie paliwa od kierowcy „B” (nawet na tym samym pojeździe, przy takiej samej pracy) oraz jak to się zmienia na przestrzeni miesięcy;
• Nie wiesz, jak zmieniło się średnie zużycie paliwa na przestrzeni czasu.

7. Nie analizujesz kosztów serwisowych

Koszty serwisowe są zwykle interpretowane jako konsekwencja wiekowości pojazdu lub specyfikacji danej marki, jednak często wynikają ze stylu jazdy. Bez danych z systemu monitoringu nie można ustalić:

• częstych gwałtownych hamowań i przyspieszeń,
• jazdy na wysokich obrotach,
• długotrwałej pracy silnika na postoju,
• przeciążeń pojazdu.

W rezultacie firma nie ma możliwości identyfikacji przyczyny ani wdrożenia działań zapobiegawczych.

Czego nie wiesz, nie mając monitoringu GPS? — Podsumowanie

Zarządzanie pojazdami bez skutecznego systemu monitorowania w praktyce jest nieskuteczne, a co gorsza – nieefektywne. Natomiast często takie podejście nieświadomie zezwala na występujące patologie.

W większości przypadków sprowadza się ono do bardzo uproszczonej wiedzy: „w mojej firmie zużywamy tyle, a tyle paliwa miesięcznie”. Takie zarzadzanie flotą w epoce skutecznych narzędzi to wyłącznie krótkowzroczność i pozorna oszczędność.

Wspominając powyżej o systemie monitorowania pojazdów, mamy na uwadze oczywiście nowoczesne rozwiązania. Takie, które bazują na zaawansowanych rejestratorach GPS, sondach pomiaru paliwa czy też elektronicznych zabezpieczeniach wlewu paliwa – całym zespole urządzeń montowanych w pojeździe, aby zebrane dane analizować, przetwarzać, i na bieżąco informować.

W dedykowanej aplikacji otrzymujesz dostęp do rzetelnych raportów, statystyk i danych z pojazdów zarówno na bieżąco jak i w rysie archiwalnym. Możesz otrzymywać powiadomienia i alarmy o wybranych zdarzeniach natychmiastowo, a system automatycznie prześle gotowe raporty na maila.  

Nadal uważasz, że masz wszystko pod kontrolą, a system monitoringu to tylko zbędny wydatek? Zaproś i przekonaj nas – o kontroli paliwa wiemy wszystko.