Kontrola czy/i zaufanie w pracy

_{Zaufanie do pracowników ma z pewnością swoje dobre strony – głównie przyczynia się do stworzenia przyjaznej atmosfery w pracy, ale także jest czynnikiem motywującym dla wielu. Kontrola kojarzy się z ograniczeniem swobód. Może jednak da się wprowadzić w firmie systemy kontroli, by zyskać pewność i od razu wykrywać wszelkie nieprawidłowości, a jednocześnie zachować dobre relacje z pracownikami?}

W poprzednich artykułach staraliśmy się ukazać pozytywy zarówno systemów kontroli jak i pełnego zaufania. Tym razem zadajemy inne pytanie – czy w ogóle istnieje możliwość połączenia tych obu podejść? Jeżeli jest jakiś złoty środek, to na jakich zasadach się opiera i czego wymaga od pracodawcy oraz pracowników?

 

Jasne i przejrzyste zasady

Przede wszystkim, próbując wdrażać systemy kontroli nie należy zatajać tego faktu przed pracownikami. Po pierwsze – kwestia czystej prywatności – moment, w którym dowiadujemy się, że nasze ruchy są monitorowane bez naszej wiedzy może być kluczowy dla dalszych relacji z przełożonym. W takich wypadkach rzeczywiście dokonuje się zamachu na szeroko pojętą wolność. Z kolei informując o wprowadzeniu nowego systemu wszem i wobec, można uniknąć takich nieporozumień. Nie tracimy również na szczerości – wszystko jest czarno na białym. Jasne zasady, które mają pomóc w zarządzaniu firmą, a nie sprowadzeniu na kierowcę nieszczęścia i szukania na siłę powodów do zwolnienia.

Ważne jest również przedstawienie sprawy pracownikowi. Inaczej wygląda wprowadzenie kontroli znienacka, a inaczej, kiedy w pracy panuje atmosfera wzajemnej szczerości. Prawidłowe wdrażanie opiera się przecież o proces przygotowawczy i szkolenie. Ich realizacja, kiedy pracownik jest z góry nastawiony negatywnie, może być utrudniona i wygenerować niechciane dodatkowe koszty. Często zdarza się bowiem, że pracownicy próbują sabotować niechciany system, co wiąże się z licznymi naprawami, za które obciążany jest pracodawca.

 

Ufaj, ale sprawdź

Stara, ale dobra zasada, która w biznesie przydaje się wyjątkowo często. W końcu uczciwy pracownik nie będzie miał się czego obawiać – system kontroli jedynie potwierdzi uczciwość kierowcy czy pracownika. Jeżeli zatem na samo hasło wprowadzenia systemu monitoringu następuje typowa reakcja awersyjna, można podejrzewać, że działania pracownika niekoniecznie są w stu procentach dobre dla nas lub firmy. Co zrobić w takim przypadku?

Przede wszystkim zaleca się rozmowę z niesubordynowanym podwładnym. Argument „bo tak” (lub w tym przypadku „bo nie”) i mozolne obstawanie przy zaniechaniu kontroli daje nam również wiele informacji o samym pracowniku. Istotne jest wyjaśnienie, że system kontroli służyć ma polepszeniu działania firmy, lepszej automatyzacji zadań i zyskania świadomości odnośnie wykonywanej pracy a nie uderzeniu w pracownika. W zależności od tego, jak dobrze znamy rozmówcę, można balansować argumenty. Jeżeli i to nie będzie w stanie przekonać danej osoby, zadajmy sobie pytanie odnośnie jej uczciwości i tego, czy rzeczywiście mamy podobne podejście do dobra firmy.

 

System nagród i kar jako motywacja

System kontroli nie powinien zabijać motywacji w zespole. Dlatego też wiele systemów kontroli pozwala na tworzenie „ocen” pracowników poprzez przyznawanie punktów. Nagroda w postaci premii czy dodatkowego przywileju powinna rozbudzić w głowach podwładnych chęć rywalizacji i ulepszania swojej pracy. Łatwo w taki sposób przekonać kierowców na przykład do ecodrivingu, o którego pozytywnych właściwościach pisaliśmy już wcześniej w tym artykule.

W przypadku jawnych nadużyć można analogicznie wprowadzić system kar. Nie mówiąc już o tym, że dostajemy dowody, które potem możemy wykorzystywać, kiedy dochodzi do kradzieży paliwa. Z kolei sama świadomość obecności systemu kontroli niejednokrotnie ukraca takie procedery – firmy obserwują bowiem oszczędności już w pierwszych miesiącach, chociaż pozornie nic nie zmieniały w swojej polityce.

W taki oto sposób zyskamy ambitny i uczciwy zespół, którego działanie z pewnością przyniesie korzyści dla rozwoju firmy.

 

Świadomość, a nie „kontrola”

Warto również postawić sobie pytanie: w jakim celu wprowadzamy systemy monitoringu i kontroli. Z ekonomicznych aspektów, z pewnością: oszczędność czasu i pieniędzy. W szerszej perspektywie otrzymujemy obraz, jak rzeczywiście wygląda zarządzanie zasobami (zarówno ludzkimi jak i rzeczowymi). Taki system pozwala na proste wydobycie informacji, których uzyskanie innymi kanałami może być po prostu czasochłonne. Bo przecież nikt nie zabroni kierownikowi jeździć z pracownikiem w trasę, jednak po co to robić?

To co pracownik nazywa w tym momencie kontrolą, dla pracodawcy jest po prostu świadomością. Informacją, która pomoże mu w ulepszeniu dotychczasowej pracy, wyeliminowaniu niepotrzebnych błędów i kosztów. Weryfikacją, chociażby który z pojazdów daje najlepsze osiągi i warto w niego inwestować podczas rozbudowy floty.

Oczywiście, czasami wiązać się to może z sytuacjami nieprzyjemnymi, kiedy tym uchybieniom winny jest pracownik. Co ciekawe, wielu pracodawców, nawet zdając sobie sprawę z nadużyć pracowników, woli przymknąć na nie oko niż egzekwować kary. I to właśnie kwestia świadomości – lepiej wiedzieć i decydować co z tym zrobić, niż żyć w niewiedzy i liczyć na poprawę sytuacji, która raczej samoistnie nie nastąpi. Albo co gorsza, rzucać oskarżenia na podstawie domysłów. Takie zachowania z pewnością spowodują obustronną utratę zaufania, nawet jeśli są słuszne.

Uważacie, że można zjeść ciastko i mieć ciastko: wprowadzać kontrolę pracownikom, ale nie kosztem kompletnej utraty zaufania? Ciężko mówić o wynalezieniu złotego środka, skoro każdy – i pracodawca i pracownik – może mieć inne podejście do tematu. Jeżeli jednak obu zależy na dobru firmy, z wdrażaniem systemów kontroli nie powinno być problemów. Co więcej, ich obecność w firmie przynieść może wymierne korzyści dla każdej ze stron.